ادارة المشاريع
إن ادارة المشاريع هو تخصّص يتعلّق بتنظيم وإدارة الموارد بالطريقة التي تمكّن من إنجاز المشروع بحسب نطاقه المحدد وبمراعاة عوامل الجودة والتوقيت والتكلفة.
المشروع
المشروع هو “مسعى مؤقت يُتخذ من أجل الوصول لمنتج أو خدمة أو نتيجة متفردة.” بحسب تعريف معهد ادارة المشاريع.
وهناك اختلاف ما بين كون المشروع أمراً مؤقتاً لمرة واحدة، وبين العمليات الإدارية أو التشغيلية التي تجري بشكل دائم أو شبه دائم من أجلِ تقديم نفس المنتج أو الخدمة مراراً وتكراراً. ولا تتطلب إدارة المشاريع بالضرورة نفس المتطلبات التي تتطلبها إدارة العمليات الإدارية والتشغيلية الدائمة، سواء من ناحية المهارات الفنية المطلوبة أو فلسفة العمل، ومن هنا نجد الحاجة إلى بلورة إدارة المشاريع.
وقد عرف هيرسون (1992) المشروع بأنه ” أي سلسلة من الانشطة أو المهام التي لها أهداف محدده يجب أن تنجز ضمن مواصفات محدده ولها بداية ونهاية محددتان وله تمويل ويستعمل المصادر المختلفة من اموال ووقت ومعدات وعماله.
ولقد نسب بريمان واخرين (1995) الي ليش وتيرنر (1990) تعريف المشروع بأنه ” وحدة استثمار صناعي جديدة والتي لها بعض المعالم المميزة أو المتفردة وذلك من خلال تناغم الوقت والتكلفة”.
مكتب إدارة المشاريع
مكتب إدارة المشاريع ( PMO) هو هيكل تنظيمي يوحد عمليات الحوكمة ذات الصلة بالمشروع ويسهل تقاسم الموارد والمنهجيات والأدوات والأساليب. يمكن ان تتراوح مسؤوليات مكتب إدارة المشاريع من تقديم مهام الدعم لإدارة المشاريع إلى الإدارة المباشرة لمشروع واحد أو أكثر.
هناك عدة أنواع من مكاتب إدارة المشاريع في المؤسسات. كل نوع يختلف في درجة التحكم والتأثير الذي يتمتع به على المشاريع داخل المؤسسة، مثل:
- داعمة: تقدم مكاتب إدارة المشاريع الداعمة دورًا استشاريًا للمشاريع من خلال توفير القوالب، وأفضل الممارسات، والتدريب، وإمكانية الوصول إلى المعلومات، والدروس المستفادة من المشاريع الأخرى.
- متحكِّمة: تقدم مكاتب إدارة المشاريع المتحكمة الدعم وتتطلب الامتثال من خلال وسائل مختلفة.
- موجِّهة: تتحكم مكاتب إدارة المشاريع الموجهة في المشاريع من خلال إدارة المشاريع إدارة مباشرة.
يمكن أن يتحمل مكتب إدارة المشاريع المسؤولية على نطاق المؤسسة. وقد يلعب دورًا في دعم التوافق الاستراتيجي وتقديم قيمة تنظيمية.
قد لا تكون المشاريع التي يدعمها أو يديرها مكتب إدارة المشاريع متصلة، بخلاف أنها تدار معا. ويعتمد الشكل والوظيفة والهيكل المحددون لمكتب إدارة المشاريع على احتياجات المؤسسة التي يدعمها.
السيناريوهات
ويمكن إدارة المشروع في ثلاثة سيناريوهات منفصلة:
اولا: مشروع قائم بذاته (خارج محفظة مشاريع أو برنامج)؛ ثانيا: داخل برنامج؛ ثالثا: داخل محفظة مشاريع.
ويتفاعل مديرو المشاريع مع محفظة المشاريع ومديري البرامج عندما يكون المشروع داخل برنامج أو محفظة مشاريع. على سبيل المثال، يمكن أن تكون المشاريع المتعددة ضرورية لتحقيق مجموعة من الأهداف والغايات للمؤسسة. وفي تلك المواقف، يمكن تجميع المشاريع معاً في برنامج.
البرنامج
يعرَّف البرنامج بأنه مجموعة من المشاريع ذات الصلة، وغيرها من البرامج الفرعية وأنشطة البرامج التي تدار بطريقة منسقة للحصول على منافع لا تتحقق من إدارتها على نحو فردي. والبرامج ليست مشاريع كبيرة. ويمكن الإشارة إلى المشروع الكبير للغاية بإسم مشروع عملاق. وكمبدأ توجيهي، تكلف المشاريع العملاقة 1 بليون دولار أمريكي أو أكثر، وتؤثر على 1 بليون أو أكثر من الناس وتعمل لسنوات.
محفظة المشاريع
يمكن ان تستخدم بعض المؤسسات محفظة مشاريع لكي تدير بفعالية عدة برامج ومشاريع جاري العمل بها في أي وقت محدد. تعرف المحفظة بأنها المشاريع، والبرامج، والمحافظ الفرعية، والعمليات التي تدار كمجموعة لتحقيق الأهداف الاستراتيجية.
تختلف إدارة البرامج وإدارة المحافظ عن إدارة المشاريع في دورات حياتهم وأنشطتهم وأهدافهم وتركيزهم ومنافعهم. ومع ذلك تشترك المحافظ والبرامج والمشاريع والعمليات غالبا مع نفس المعنيين وقد يحتاجوا إلى نفس الموارد ، ويمكن أن يؤدي ذلك إلى حدوث نزاع في المؤسسة. وهذا النوع من المواقف يزيد من الحاجة إلى التنسيق داخل المؤسسة خلال استخدام إدارة المحفظة والبرنامج والمشروع لتحقيق التوازن الفعال في المؤسسة.
للاطلاع على المزيد من المقالات
